Kontakt telefoniczny: +48 82 569 22 02 (wew. 12)

Zadania:

1. Organizowanie i nadzorowanie pracy Wydziału.
2. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i sprawozdawczości w tym zakresie.
3. Prowadzenie spraw organizacyjnych i kadrowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych.
4. Ogłaszanie i prowadzenie naborów na wolne stanowiska pracy.
5. Dokonywanie czynności związanych z przyjmowaniem do pracy nowych pracowników, stażystów, pracowników robót publicznych i prac interwencyjnych.
6. Sporządzanie świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu.
7. Sporządzanie zakresów czynności.
8. Sporządzanie dokumentacji do okresowych ocen kwalifikacyjnych.
9. Sporządzanie dokumentacji ze służby przygotowawczej pracowników.
10. Prowadzenie rejestru oraz ewidencjonowanie skarg, wniosków i petycji.
11. Prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Urząd z usługodawcami.
12. Przyjmowanie i ewidencjonowanie oświadczeń majątkowych kadry kierowniczej
    oraz kierowników jst.
13. Prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Urzędu.
14. Opracowywanie projektów i ewidencjonowanie Zarządzeń Burmistrza.
15. Kompletowanie, ewidencjonowanie i właściwe przechowywanie oraz przekazywanie do archiwum akt i dokumentów własnych zgodnie z instrukcja kancelaryjną i archiwalną.
16. Współorganizowanie i udział w pracach Komisji ds. Rozwiązywania Problemów alkoholowych.

mgr MAGDALENA PAWŁOWSKA

Stanowisko: Podinspektor ds. organizacyjnych

Kontakt telefoniczny: +48 82 569 22 02 (wew. 12)

Zadania:

1. Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu.
2. Przyjmowanie , przechowywanie oraz zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji.
3. Udostępnianie dokumentacji zdeponowanej w archiwum zakładowym.
4. Występowanie o zgodę do archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
6. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników w zakresie doboru klas z rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania spraw i ich prowadzenia.
7. Sporządzanie raportów z działalności archiwum zgodnie z terminami i zasadami wynikającymi z przepisów prawa.
8. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką drukami, materiałami biurowymi, prenumerata czasopism, środków czystości i bhp, spraw socjalnych,
9. Prowadzenie E-obiegu spraw i wniosków wpływających do Urzędu .
10. Przygotowywanie urzędowej korespondencji do wysłania.
11. Prowadzenie pracowniczej ewidencji czasu pracy i sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie.
12. Prowadzenie efektywnej i adekwatnej kontroli zarządczej oraz dokumentacji w tym zakresie.

mgr JOANNA LIPCZAK

Stanowisko: Inspektor ds. Obywatelskich i USC

Kontakt telefoniczny: +48 82 569 22 91 (wew. 26)

Zadania:

1. Przyjmowanie oświadczeń o:
   - wstąpieniu w związek małżeński,
   - braku okoliczności wyłaczających zawarcie małżeństwa,
2. Wydawanie zaświadczeń na podstawie art.4 zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu miesięcznego,
3. Stwierdzenia legitymacji procesowej do wystąpienia do Sadu w sprawach niemożności zawarcia małżeństwa,
4. Wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z tego małżeństwa,
5. Wstąpieniu w związek małżeński w wypadku grożącego niebezpieczeństwa,
6. Powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
7. Uznaniu dziecka w wypadku grożącego niebezpieczeństwa, nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
8. Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego w sprawach urodzeń, małżeństw i zgonów w oparciu o dokonane zgłoszenia,
9. decyzje administracyjne, orzeczenia sądowe i inne dokumenty przewidziane w prawie o aktach stanu cywilnego,
10. Wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących sprostowania i uzupełniania aktów stanu cywilnego oraz transkrypcji aktów zagranicznych,
11. Nanoszenie w księgach wzmianek i przypisków,
12. Wydawanie odpisów skróconych i zupełnych oraz zaswiadczeń,
13. Prowadzenie i uwierzytelnianie odpisów ksiąg małżeństwa urodzeń i zgonów,
14. Prowadzenie akt zbiorowych do ksiąg stanu cywilnego,
15. Sporządzanie sprawozdań statystycznych dla GUS w sprawach urodzeń, małżeństw, zgonów,
16. Sporządzanie skorowidzów alfabetycznych do ksiąg stanu cywilnego,
17. Współpraca z innymi organami w sprawach związanych z prowadzeniem ksiąg,
18. Przekazywanie ksiąg 100 letnich do Państwowego Archiwum,
19. Dokonywanie innych czynności przewidzianych w prawie o aktach stanu cywilnego i kodeksie rodzinnym.

BARBARA RZUCIDŁO

Stanowisko: Inspektor ds. Obywatelskich

Kontakt telefoniczny: +48 82 569 22 91 (wew. 19)

Zadania:

1. Prowadzenie dokumentacji i ewidencji ludności, nadzorowanie, przestrzeganie obowiązków określonych w przepisach o ewidencji ludności,
2. Rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów oraz innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
3. Wydawanie dokumentow stwierdzających tożsamość, prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
4. Przygotowywanie projektow decyzji administracyjnych w sprawach meldunkowych, współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa porządku publicznego,
   - Współpraca z Wojewódzkim Ośrodkiem Informatyki w Lublinie i Departamentem Rozwoju Informatyki w Warszawie,
   - Wykonywanie zadań zwiazanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Rady Gminy i Prezydentów,

KRZYSZTOF KRUKOWSKI

Stanowisko: Inspektor ds. Obywatelskich

Kontakt telefoniczny: +48 82 569 22 91 (wew. 19)

Zadania:

1. Z zakresu spraw o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony określonych w ustawie o powszechnym obowiązku.
3. Organizowanie wykonywania przez jednostki organizacyjne gminy zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, w tym ustalenie zadań szczegółowych oraz trybu ich realizacji.
4. Czynności związane z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi.
5. Przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych, udział w przygotowaniu poboru i jego przeprowadzenie, przygotowywanie wniosków w sprawie konieczności sprawowania przez żołnierzy wykonujących zastępczą służbę wojskową bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego oraz o uznanie ich za jedynych żywicieli rodzin i o przedterminowym zwolnieniu ze służby wojskowej.
6. Czynności związane z zakresu spraw obrony cywilnej: -opracowanie rocznych planów OC gminy przy współudziale Wojewódzkiego Inspektoratu OC i zakładów pracy z terenu gminy, -uzgadnianie z Wojskową Komendą Uzupełnień w Chełmie osób podlegających powszechnemu obowiązkowi służby w OC, -prowadzenie ewidencji członków samodzielnych pododdziałów służb OC, -organizacja szkoleń formacji OC oraz szkolenia masowego ludności nie zatrudnionej w gospodarce uspołecznionej, opracowywanie planów tych szkoleń, prowadzenie ewidencji osób przeszkolonych, -utrzymywanie kontaktu i udzielanie pomocy instruktorom OC prowadzącym szkolenia OC, współpraca z zakładami pracy w zakresie szkolenia na terenie gminy, -organizowanie i upowszechnianie różnych form informacji o tematyce OC tj. haseł, plansz wolnostojących, gablot, -opracowywanie projektów zarządzeń i wytycznych Szefa OC Gminy w zakresie realizacji zadań OC, sprawozdań i meldunków. przedsięwzięć OC, -przygotowywanie materiałów dla Szefa OC do prowadzenia odpraw i narad koordynacyjnych, -przestrzeganie zasad prowadzenia dokumentacji materiałowej OC, opracowywanie zestawień należności na sprzęt i materiały, opracowywanie dla gminy zbiorowej tabeli należności sprzętu i materiałów OC, -prowadzenie raz na pół roku kontroli przechowywania, eksploatacji, konserwacji i ewidencji sprzętu i materiałów OC w podległych jednostkach i przedkładanie wniosków Szefów OC, -ponoszenie odpowiedzialności za gospodarowanie sprzętem i materiałami OC znajdującymi się w magazynie gminy, -organizowanie i nadzorowanie konserwacji, -prowadzenie kontroli i nadzorowanie wykonawstwa przętu OC co najmniej dwa razy w roku, -dbanie o należyty stan techniczny i gotowość eksploatacyjną sprzętu OC, -prowadzenie zestawień zastępczych budowli ochronnych dla ludności i załóg w zakładach pracy, -przestrzeganie dyscypliny realizacji limitów finansowych przewidzianych do wykorzystania na obszar gminy, -opracowywanie planu rozwinięcia punktów urządzeń specjalnych uwzględniając potrzeby gminy oraz pięcioletnich planów konserwacji syren alarmowych, -prowadzenie dokumentacji z zakresu zabezpieczenia funkcjonowania sprzętu w DMP, -wykonywanie innych zadań zleconych przez Szefa OC Gminy oraz zarządzeń wyższego szczebla dotyczących OC Gminy.
7. W zakresie spraw ochrony przeciwpożarowej: -organizowanie ochotniczych straży pożarnych oraz ich rejestracja i nadzorowanie działalności, wnioskowanie do Wójta Gminy o powołanie wart przeciwpożarowych, jak również załatwianie spraw związanych z powołaniem i zwalnianiem osób wyznaczonych do pełnienia tych wart oraz kontrolowanie ich pełnienia, -załatwianie spraw związanych z organizacją przeglądów stanu bezpieczeństwa pożarowego dokonywanych przez ochotnicze straże pożarne, dostarczenie dokumentacji i materiałów związanych z przeglądami oraz egzekwowanie usuwania nieprawidłowości stwierdzonych w czasie przeglądów, załatwianie spraw związanych z zapewnieniem strażom pożarnym środków alarmowania i łączności, pomieszczeń, wyposażenia, sprzętu, urządzeń przeciwpożarowych, odzieży specjalnej i umundurowania, -przygotowywanie projektów decyzji w sprawie wyznaczania właścicieli, użytkowników i zarządzających do dostarczania środków transportowych do akcji ratowniczych i ćwiczeń, -sprawowanie nadzoru nad ochroną przeciwpożarową w stosunku do ich jednostek organizacyjnych, -przygotowywanie materiałów, projektów uchwał, decyzji dla Rady Gminy i Wójta, współdziałanie z Komendantem Powiatowym Straży Pożarnych w sprawach związanych z nadzorem nad działalnością OSP w zakresie walki z pożarami i przeglądem stanu bezpieczeństwa, wart pożarowych oraz zapewnieniem porządku i bezpieczeństwa podczas akcji ratowniczych związanych z pożarami i powodzią, -prowadzenie działalności informacyjno-ostrzegawczej oraz współpraca na tym odcinku z zainteresowanymi instytucjami organizacjami, współdziałanie z organami policji w sprawach dotyczących przeglądu bezpieczeństwa podczas akcji ratowniczych związanych z pożarami i powodzią, -prowadzenie dokumentacji Zarządu Gminnego OSP, -prowadzenie rejestru terenowych ochotniczych straży pożarnych oraz zakładowych ochotniczych straży pożarnych, -prowadzenie działań w celu zapewnienia na terenie gminy wody do gaszenia pożarów.
8. Wykonywanie innych prac zleconych przez przełożonych.
9. Wykonywanie zadań wynikających z zakresu czynności P. Barbary Rzucidło w przypadku nieobecności jej.
10. W przypadku dokonywania zakupów dla potrzeb zakładu pracy należy stosować się do przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994r o zamówieniach publicznych (tj. Dz.U. z 1998r Nr 119, poz z poźn. zm.).